Office & Administration Manager*in (m/f/d) - als Mutterschutz und Karenzvertretung

Temporaire, Temps partiel · Götzis

Das erwartet dich in deinem zukünftigen Job

Als Office & Administration Manager (m/w/d) sorgst du für die reibungslose Organisation unseres Büroalltags und bist zentrale Anlaufstelle in allen administrativen und organisatorischen Belangen.
Die Position ist in Teilzeit (20 Stunden pro Woche) zu besetzen; solltest mindestens zwei Tage pro Woche bei uns vor Ort sein. Die Position ist vorrausichtlich auf zwei Jahre befristet und als Vertretung für Mutterschutz und Karenz vorgesehen. Am besten startest du schon im August, start im September ist aber auch möglich!

Gesamtverantwortung für das Office Management – vom Feel-Good-Management über die Unterstützung beim Onboarding (z. B. Einrichtung von Laptops) bis hin zu allgemeinen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten sowie zur Bestandspflege,
Verwaltung und Instandhaltung des Office-Equipments sowie Bereitstellung notwendiger Arbeitsmittel für neue und bestehende Mitarbeitende,
Planung, Organisation und Durchführung interner und externer Events; administrative Unterstützung bei der Umsetzung von Benefits,
Koordination des Posteingangs und -ausgangs sowie von Boten- und Kurierdiensten,
Organisation von Geschäftsreisen sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen,
Aktive Unterstützung des Management-Teams, z. B. bei Reisebuchungen oder Terminvereinbarungen,
Mitarbeit im Social-Media-Team,
Allgemeine Verwaltungs-, Organisations- und Recherchetätigkeiten.

Mit diesen Fähigkeiten und Werten kannst du dich identifizieren

Du hast schon 1-2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position – das wäre super, muss aber nicht.
Du arbeitest selbstständig, genau und zuverlässig.
Du bist eine freundliche, engagierte und kommunikative Persönlichkeit.
Du hast ein gutes Organisationstalent und eine Affinität für IT.
Du kennst dich gut mit MS Office aus.
Deine Deutsch- und Englischkenntnisse sind mindestens auf B2-Niveau.

Was wir dir bieten

Du wirst Teil eines international erfolgreichen Unternehmens mit flachen Hierarchien und kannst dich aktiv an Entscheidungsprozessen beteiligen. Außerdem gibt es bei uns diese Benefits:

Ein internationales, englischsprachiges Umfeld mit Büros in Deutschland und Österreich,
Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und moderne Büroräume im Zentrum von Götzis,
Zuschuss für das Nahverkehrsticket und andere bezahlte Leistungen,
Wöchentliches kostenloses Frühstück im Büro, sowie jederzeit frische Getränke und Snacks.

Das jährliche Mindestgrundgehalt basiert auf dem Kollektivvertrag (KV) für Angestellte im Bereich Dienstleistung in der automatischen Datenverarbeitung und Informationstechnologie in Österreich. Das tatsächliche Gehalt liegt über dem KV, richtet sich nach der jeweiligen Berufsausbildung und Erfahrung und orientiert sich zudem am Vorarlberger Gehaltsniveau.

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Über uns

Bei Webgears setzen wir auf ein Arbeitsumfeld, das von Vertrauen und Integration geprägt ist. Wir bieten allen unseren Bewerber*innen gleiche Chancen, unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, sexueller Orientierung, Behinderung, Familienstand oder anderen persönlichen Eigenschaften. Durch ein mehrstufiges Vorstellungsgespräch mit Teilnehmenden aus verschiedenen Abteilungen und mit unterschiedlichen persönlichen Merkmalen, sowie durch einen klaren Kriterienkatalog, stellen wir sicher, dass die Fähigkeiten und Motivationen unserer Bewerber*innen in Bezug auf die Anforderungen der jeweiligen Stelle für die Einstellung ausschlaggebend sind.

DIE WIRKUNG, DIE DU ERZIELEN WIRST

Die Webgears Group ist ein führender internationaler Anbieter von Commerce-Content-Lösungen für Premium-Medienunternehmen und betreibt intelligente Shopping-Portale in verschiedenen Märkten.
Unsere Mission ist es, Online-Käufer*innen mit wertvollen E-Commerce-Inhalten über unser Partner*innen-Netzwerk vertrauenswürdiger Publisher-Marken zu verbinden, indem wir die User*innen an erste Stelle setzen und mit unserem Team aus leistungsorientierten Expert*innen einen branchenführenden Service bieten.

This is what you’ll be doing

Gesamtverantwortung für das Office Management – vom Feel-Good-Management über die Unterstützung beim Onboarding (z. B. Einrichtung von Laptops) bis hin zu allgemeinen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten sowie zur Bestandspflege,
Verwaltung und Instandhaltung des Office-Equipments sowie Bereitstellung notwendiger Arbeitsmittel für neue und bestehende Mitarbeitende,
Planung, Organisation und Durchführung interner und externer Events; administrative Unterstützung bei der Umsetzung von Benefits,
Koordination des Posteingangs und -ausgangs sowie von Boten- und Kurierdiensten,
Organisation von Geschäftsreisen sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen,
Aktive Unterstützung des Management-Teams, z. B. bei Reisebuchungen oder Terminvereinbarungen,
Mitarbeit im Social-Media-Team,
Allgemeine Verwaltungs-, Organisations- und Recherchetätigkeiten.

You’ll fit great with these skills and values

Du hast schon 1-2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position – das wäre super, muss aber nicht.
Du arbeitest selbstständig, genau und zuverlässig.
Du bist eine freundliche, engagierte und kommunikative Persönlichkeit.
Du hast ein gutes Organisationstalent und eine Affinität für IT.
Du kennst dich gut mit MS Office aus.
Deine Deutsch- und Englischkenntnisse sind mindestens auf B2-Niveau.

What we offer

Du wirst Teil eines international erfolgreichen Unternehmens mit flachen Hierarchien und kannst dich aktiv an Entscheidungsprozessen beteiligen. Außerdem gibt es bei uns diese Benefits:

Ein internationales, englischsprachiges Umfeld mit Büros in Deutschland und Österreich,
Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und moderne Büroräume im Zentrum von Götzis,
Zuschuss für das Nahverkehrsticket und andere bezahlte Leistungen,
Wöchentliches kostenloses Frühstück im Büro, sowie jederzeit frische Getränke und Snacks.

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About us

At Webgears, we believe in creating a work environment of trust and inclusion. We offer equal opportunities to all our candidates regardless of gender, origin, age, nationality, ethnicity, religion, sexual orientation, disability, marital status or other personal attributes. Through a multi-stage interview process with participants from different departments and with different personal characteristics, as well as a clear set of criteria, we ensure that the skills and motivations of our candidates in relation to the requirements of the respective position are decisive for hiring.

THE IMPACT YOU WILL MAKE

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